Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Raoul Déry (Einzelunternehmer)
Loristraße 26
80335 München
Deutschland
USt-IdNr.: DE358516994
E-Mail: info@commercialist.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.

2. Zweck der Plattform

Commercialist Allocation OS ist eine B2B-Plattform zur strukturierten Kommunikation, Briefing-Verarbeitung, Angebotsabstimmung, Kampagnenallokation, Dokumentation und Nachweisführung im Zusammenhang mit Werbe- und Mediakampagnen.

Die Plattform ist keine Zahlungsplattform, kein Checkout-System und kein Zahlungsdienstleister. Über die Plattform werden keine Zahlungen ausgelöst oder abgewickelt.

3. Verarbeitete Datenkategorien

Wir verarbeiten je nach Nutzung insbesondere folgende Daten:

• Stamm- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon)
• Organisationsdaten (Firmenname, Website, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
• Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten (Login-Zeitpunkte, E-Mail-Verifizierungsstatus, MFA-Status, technische Zugriffsdaten)
• Acceptance- und Nachweisdaten (akzeptierte Dokumentversionen, Zeitstempel, IP-Adresse, User-Agent)
• Briefing-, Kampagnen- und Geschäftsdaten (Ziele, Zielgruppen, Budgetrahmen, Angebote, Varianten, Compliance-Hinweise, Freitextangaben)
• Kommunikations- und Statusdaten im Rahmen der Plattformnutzung
• hochgeladene Dateien und Assets im Rahmen von Kampagnenbewertungen oder Angeboten
• Audit- und Protokolldaten zur Revisionssicherheit, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO werden nicht gezielt erhoben. Nutzer sollen solche Daten nicht in Freitextfelder oder Uploads eintragen, sofern sie für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich sind.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Plattform — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
• Nutzerverwaltung, Login, Authentifizierung, Sicherheit — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
• Durchführung von Briefing-, Angebots-, Review- und Allokationsprozessen — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
• Kommunikation, Einladungen, Systembenachrichtigungen — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
• Nachweis von Akzeptanzen, Freigaben, Audit-Ereignissen — Art. 6 Abs. 1 lit. f sowie lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten — Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Missbrauchsabwehr, IT-Sicherheit, Systemintegrität — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5. Rollen im Plattformkontext

Für die Plattformdaten ist Raoul Déry / Commercialist grundsätzlich Verantwortlicher.

Kunden und Publisher sind im Plattformkontext Nutzer beziehungsweise Organisationen. Publisher erhalten Kundendaten nur, soweit dies für die jeweilige Kampagnenbewertung, Angebotserstellung oder Durchführung erforderlich ist und nur unter Vertraulichkeitsverpflichtungen.

Die konkrete datenschutzrechtliche Rollenverteilung in der späteren Kampagnenausführung kann je nach externer Vereinbarung variieren. Maßgeblich sind die jeweiligen SOWs, IOs, Auftragsbestätigungen, AVV/DPA-Regelungen oder sonstigen vertraglichen Vereinbarungen außerhalb der Plattform.

6. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen folgende technische Dienstleister ein:

• Supabase — Authentifizierung, Datenbank, Datei-Speicher, technische Backend-Funktionen
• Resend — Transaktionale E-Mails, Einladungen, Systembenachrichtigungen
• Vercel — Hosting und Bereitstellung der Anwendung
• SiteGround Spain S.L. — DNS beziehungsweise Marketing-/Webseiten-Infrastruktur

Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden soweit erforderlich Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen.

7. Drittlandübermittlungen

Einige Dienstleister können personenbezogene Daten in Drittländern, insbesondere den USA, verarbeiten oder dort Zugriffsmöglichkeiten haben. In diesen Fällen stützen wir die Übermittlung auf geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift.

8. Cookies und Tracking

Die Plattform setzt derzeit nur technisch notwendige Cookies beziehungsweise Speichermechanismen ein, insbesondere zur Anmeldung und Sitzungsverwaltung. Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies werden derzeit nicht eingesetzt.

Ein Cookie-Consent-Banner ist derzeit nicht erforderlich, solange ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet werden. Weitere Informationen enthält die Cookie-Richtlinie.

9. Tokenbasierter Zugang

Kunden können über sichere Review-Links Zugriff auf bestimmte Kampagnenansichten erhalten. Diese Tokens enthalten keine personenbezogenen Daten, können widerrufen werden und dienen ausschließlich dem kontrollierten Zugriff auf die jeweilige Ansicht.

10. Audit-Trail und Nachweise

Zur Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit protokollieren wir bestimmte technische und geschäftliche Ereignisse, etwa Akzeptanzen, Einladungen, Freigaben, Statusänderungen und Review-Aktionen. Diese Protokolle dienen der Sicherheit, Nachweisbarkeit, Missbrauchsabwehr und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

11. Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für handels- und steuerrechtlich relevante Nachweise können Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren gelten, insbesondere nach § 257 HGB und § 147 AO.

12. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen können an info@commercialist.de gerichtet werden.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig kann insbesondere sein:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist erforderlich, um die Plattform nutzen zu können. Ohne diese Daten können einzelne Funktionen, Zugänge oder Kampagnenprozesse nicht bereitgestellt werden.

15. Automatisierte Entscheidungen und KI

Es findet derzeit keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Es werden derzeit keine produktiven KI-/LLM-Funktionen eingesetzt.